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Come organizzare la partecipazione ad una fiera: consigli

Partecipare ad una manifestazione fieristica offre grandi opportunità per ampliare il proprio business. Pianificare, organizzare e progettare una presenza da espositori in una fiera specializzata, cercando di ottimizzare i risultati diretti ed indiretti, è un’operazione ampia ed articolata, che deve essere diligentemente programmata da sei mesi ad un anno prima dell’evento fieristico.

Partecipare ad una fiera rappresenta un’ottima opportunità per mostrare i propri prodotti e servizi, dare loro visibilità e presentare le novità più rilevanti, trasmettendo una solida corporate image.

La partecipazione ad una fiera richiede tempo, strumenti, mezzi e, soprattutto, convinzione. È indispensabile fissare obiettivi misurabili ed approntare un’adeguata call-to-action da porre in essere durante la partecipazione alla fiera, come, ad esempio, promuovere l’iscrizione alla newsletter, la registrazione al sito aziendale o alla pagina Facebook.

Partecipare ad una fiera ha un costo che deve essere attentamente valutato rispetto agli obiettivi dell’azienda, ai risultati a cui si anela ed alle alternative disponibili. La maggior parte dei costi relativi alla partecipazione ad un evento fieristico sono fissi o solo marginalmente determinati dalla dimensione dello spazio espositivo affittato.

Con uno stand di grandi dimensioni potete allestire delle sale-conferenze senza dover necessariamente affittare ulteriori spazi. Se opportunamente organizzato, lo spazio dello stand può essere utilizzato per svolgere attività aggiuntive senza costi aggiuntivi. Ad esempio, il costo diretto o indiretto di cinque meeting con dieci persone è lo stesso sia per uno spazio di 50 metri quadri che per uno di 150 metri quadri.

La soluzione ideale se, invece, non si dispone di molto spazio sono gli stand portatili, come i modelli proposti da Lucentigroup.it, in grado di coniugare la facilità di montaggio senza attrezzi con una resa estetica del tutto equiparabile a quella degli stand tradizionali in legno o in cartongesso.

Successivamente si passa alla promozione vera e propria dell’evento, specialmente sui social network. Annunciate la vostra presenza in fiera sui social media con messaggi accattivanti, per incuriosire il pubblico. Ad esempio, su Twitter create un hashtag con il nome della fiera a cui vi accingete a prendere parte.

La presenza in fiera deve essere volta all’interattività e, soprattutto, al coinvolgimento del pubblico di visitatori, anche con l’aiuto di supporti tecnologici per raccogliere i loro dati, come, ad esempio, i QR Code. Il personale che presta servizio allo stand è indispensabile che abbia un atteggiamento sempre vigile, flessibile, proattivo, dinamico e motivato.

Al termine dell’evento fieristico è fondamentale dare un seguito alle trattative ed alle discussioni iniziate in fiera, contattando personalmente i potenziali clienti, per poi passare al monitoraggio dei risultati. Dai feedback ricevuti alle iscrizioni alla newsletter, dai like ricevuti dalla pagina Facebook alle registrazioni effettuate al sito, tutto deve essere registrato e confrontato con i risultati degli anni precedenti.

Per valutare se la partecipazione alla fiera sia effettivamente stata vantaggiosa consigliamo di controllare se si sta verificando un aumento del traffico sul sito aziendale, specialmente da parte di utenti che ci arrivano direttamente e non attraverso i motori di ricerca, un aumento di richieste di preventivi ed un aumento delle citazioni sui social network. Partecipare con successo ad una fiera significa costruire un sistema integrato di azioni e strumenti, da modificare di stagione in stagione in base alle esperienze precedenti.

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